Izvještaj o održanom prvom mentorskom sastanku u okviru javnog poziva za predaju projektnih prijedloga u sklopu projekta ReLOaD2 u Opštini Gacko

U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata, koji se sprovodi u sklopu projekta „Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu“ (ReLOaD2)  u saradnji sa Opštinom Gacko, u ponedjeljak, 4. aprila 2022. godine u terminu od 11:00 do 13:00 časova održan je prvi od tri planirana mentorska sastanka za zainteresovane predstavnike/ice organizacija civilnog društva (OCD). Prvi mentorski sastanak održan je u prostorijama Opštine Gacko i bio je prilika da predstavnici OCD-a sa mentorom javno diskutuju o nedoumicama i dilemama u okviru pripreme projektnih prijedloga.

Termin prvog mentorskog sastanka definisan je u samom Javnom pozivu za predaju projektnih prijedloga u sklopu projekta Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu 2 (ReLOaD2) u Opštini Gacko, na zvaničnoj internet stranici Opštine Gacko te Razvojnog programa Ujedinjenih nacija (www.undp.org). Dodatno je poziv za učešće na prvom mentorskom sastanku upućen organizacijama civilnog društva i nakon održane obuke u upravljanju projektnim ciklusom (PCM). Prvom mentorskom sastanku prisustvovalo je ukupno 6 učesnika/ca (6 predstavnika/ca OCD), od čega 4 žena i 2 muškaraca.

Na početku mentorskog sastanka, učesnicima je pojašnjena uloga mentora i svrha održavanja mentorskih sastanaka. Tom prilikom je naglašeno kako je uloga mentora da pomogne u otklanjanju dilema i nedoumica koje predstavnici OCD mogu imati tokom pripreme projektnih prijedloga ali da uloga mentora nije da na bilo koji način učestvuje u izradi samih projektnih prijedloga. Istaknuto je takođe da u cilju osiguranja i primjene transparentnog pristupa realizacija mentorstva, konsultacije „jedan na jedan“ sa predstavnicima OCD nisu dozvoljene. Predstavnici OCD imaju mogućnost da kandiduju svoja pitanja i dileme i putem e-maila ali mentor odgovore na postavljena pitanja i svoje komentare može davati isključivo na mentorskim sastancima i u prisustvu svih drugih predstavnika OCD. Nakon uvodnog predstavljanja svrhe mentorskih sastanaka i planiranog načina rada mentor je dao mogućnost prisutnima na sastanku da iznesu svoje dileme i postave pitanja.

Tokom diskusije razgovarano je o sljedećim temama:

1. Uloga partnera u projektu, ko može biti partner na projektu?

Odgovor: Mentor je naglasio da partneri u skladu sa uslovima Javnog poziva mogu biti samo OCD odnosno nevladine organizacije koje na isti način moraju ispunjavati uslove Javnog poziva kao i sama OCD koja je aplikant (više informacija u Smjernicama). Partnerstvo između OCD mora biti svrsishodno što se objašnjava i obrazlaže u planu projektnih aktivnosti gđe se jasno navodi uloga svakog od partnera u implementaciji projekta. Prilikom donošenja odluke o tome da li projekat realizovati samostalno, ili u partnerstvu svakako treba imati na umu i to da se u okviru sekcije „Kapaciteta aplikanta i partnera“ ocjenjuje kumulativno iskustvo, znanje, kapaciteti i mogućnosti implementacije predloženog projekta.

2. Da li će za nabavku potrebne opreme, ili angažovanje stručnog osoblja (konsultanata) biti neophodno obezbijediti tri ponude u procesu pripreme projektnog prijedloga i/ili naknadno tokom provođenja projekta?

Odgovor: Uslovi implementacije projekta, uključujući i njegov finansijski aspekt, će biti sastavni dio ugovora koji će se potpisati sa OCD čiji projekti budu odobreni za finansiranje. U skladu s tim biće precizirani i uslovi nabavke opreme, ili angažovanja stručnog osoblja ukoliko su te stavke predviđene projektnim budžetom i kao takve odobrene za finansiranje. U svakom slučaju predstavnici OCD čiji projekti budu odobreni po Javnom pozivu će biti dodatno upoznati sa uputama vezanim za finansije.

Kada je u pitanju faza pripreme projektnog prijedloga važno je što realnije procijeniti buduće troškove, ali nije potrebno prilagati tri ponude za predviđene nabavke pod bilo kojom budžetskom stavkom.

3. Da li poljoprivredne zadruge i ogranci međunarodnih organizacija učestvovati na javnom pozivu?

Odgovor: Uslovi implementacije projekta, uključujući i podobnost učesnika detaljno su objašnjeni u Smjernicama za aplikante. U skladu sa objašnjenjem iz smjernica za aplikante jasno je da je Učešće u ovom javnom pozivu je otvoreno, na jednakim osnovama, za sve formalno registrirane OCD (udruženje/udruga ili fondacija), u skladu sa važećim zakonskim propisima u Bosni i Hercegovini. Iz navedenog proizilazi da poljoprivredne zadruge ne mogu učestvovati u ovom javnom pozivu, a Ovaj javni poziv takođe nije otvoren za ogranke stranih i međunarodnih udruženja, fondacija i drugih neprofitnih organizacije koje su registrirane i đeluju u Bosni i Hercegovini.

4. Koje se vrste ugovora zaključuju u procesu provedbe projekta?

Odgovor: Uslovi implementacije projekta, uključujući i njegov finansijski aspekt, će biti sastavni dio ugovora koji će se potpisati sa OCD čiji projekti budu odobreni za finansiranje. U principu ugovori koji se zaključuju zavise od vrste angažmana i ugovornog odnosa, a isti mogu uključiti: ugovore o đelu, ugovore o tehničkoj saradnji, ugovore o partnerstvu, ugovore o radu, ugovore o iznajmljivanju i slično.

5. Koja je struktura projektnih troškova?

Odgovor: Struktura projektnih troškova jasno je propisana u smjernicama za aplikante. Grantom koji se dođeljuje u okviru ovog poziva mogu se finansirati administrativni troškovi (ljudski resursi, putovanja/prevoz i kancelarijski troškovi) u maksimalnom iznosu do 30% od ukupnog budžeta. Iznos traženih sredstava za kupovinu opreme i rekonstrukciju ne može u kumulativnom iznosu prelaziti 30% od ukupnog budžeta.

6. Koji su izvori verifikacije za nivo opšteg cilja?

Odgovor: Izvori verfikacije se određuju posebno za svaki nivo projektne intervencije, pa tako i za nivo opšteg cilja. Pošto su prioritetne oblasti iz smjernica za aplikante definisane u skladu sa Strategijom lokalnog ekonomskog razvoja Opštine Gacko, izvore verifikacije za ovaj nivo projektne intervencije moguće je preuzeti iz navedene strategije, a ukoliko izvori verifikacije tamo nisu navedeni onda ih je potrebno definisati.

7. Da li jedna te ista osoba može da bude angažirana kao koordinator na dva različita projekta u okviru jednog javnog poziva u dvije različite organizacije i da li takav angažman utiče na bodovanje prilikom procesa evaluacije projekta?

Odgovor: Jedna te ista osoba može biti angažirana kao koordinatora na dva različita projekta s tim da ukupan broj radnih sati/dana nemože prelaziti zakonski definisan broj dozvoljenih radnih sati/dana. Proces evaluacije i sistem bodovanja detaljno je objašnjen u smjernicama za aplikante.

8. Do kojeg iznosa je dozvoljena nabavka opreme?

Odgovor: U skladu sa smjernicama za aplikante iznos traženih sredstava za kupovinu opreme i rekonstrukciju ne može u kumulativnom iznosu prelaziti 30% od ukupnog budžeta.

9. Da li se pojedine projektne aktivnosti mogu provoditi van teritorije Opštine Gacko?

Odgovor: U skladu sa smjernicama za aplikante projekti moraju biti implementirani isključivo na području Opštine Gacko i za stanovnike Opštine Gacko. U iznimnim slučajevima dozvoljeno je da se pojedine aktivnosti provedu na teritoriji druge JLS ukoliko za to postoje objektivni razlozi koji su navedeni u projektnom prijedlogu.

Na kraju sastanka mentor se zahvalio prisutnim predstavnicima OCD na učešću te najavio da će u toku mjeseca marta biti organizovana još dva mentorska sastanka, a sve kako bi predstavnicima/acama OCD-a bila pružena podrška prilikom pripreme projektnih ideja, i to:

1. Drugi sastanak sa mentorom u četvrtak, 7. aprila 2022. godine u 11:00 časova (prostorije Opštine Gacko).
2. Treći sastanak sa mentorom u ponedjeljak, 11. aprila 2022. godine u 11:00 časova (prostorije Opštine Gacko).

Potvrdu o prisustvu na mentorskim sastancima potrebno je poslati na sportiomladina.gacko@gmail.com

U svrhu transparentnosti, svi zapisnici, uključujući i ovaj, sa održanih sastanaka sa mentorom će biti objavljeni na stranici Opštine Gacko. Na ovaj način će se omogućiti da informacije budu dostupne za OCD koje nisu bile u mogućnosti da prisustvuju sastancima sa mentorom.