Izvještaj o održanom prvom mentorskom sastanku u okviru javnog poziva za predaju projektnih prijedloga u sklopu projekta ReLOaD2 u Opštini Gacko
U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata, koji se sprovodi u sklopu projekta „Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu“ (ReLOaD2) u saradnji sa Opštinom Gacko, u ponedjeljak, 4. aprila 2022. godine u terminu od 11:00 do 13:00 časova održan je prvi od tri planirana mentorska sastanka za zainteresovane predstavnike/ice organizacija civilnog društva (OCD). Prvi mentorski sastanak održan je u prostorijama Opštine Gacko i bio je prilika da predstavnici OCD-a sa mentorom javno diskutuju o nedoumicama i dilemama u okviru pripreme projektnih prijedloga.
Termin prvog mentorskog sastanka definisan je u samom Javnom pozivu za predaju projektnih prijedloga u sklopu projekta Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu 2 (ReLOaD2) u Opštini Gacko, na zvaničnoj internet stranici Opštine Gacko te Razvojnog programa Ujedinjenih nacija (www.undp.org). Dodatno je poziv za učešće na prvom mentorskom sastanku upućen organizacijama civilnog društva i nakon održane obuke u upravljanju projektnim ciklusom (PCM). Prvom mentorskom sastanku prisustvovalo je ukupno 6 učesnika/ca (6 predstavnika/ca OCD), od čega 4 žena i 2 muškaraca.
Na početku mentorskog sastanka, učesnicima je pojašnjena uloga mentora i svrha održavanja mentorskih sastanaka. Tom prilikom je naglašeno kako je uloga mentora da pomogne u otklanjanju dilema i nedoumica koje predstavnici OCD mogu imati tokom pripreme projektnih prijedloga ali da uloga mentora nije da na bilo koji način učestvuje u izradi samih projektnih prijedloga. Istaknuto je takođe da u cilju osiguranja i primjene transparentnog pristupa realizacija mentorstva, konsultacije „jedan na jedan“ sa predstavnicima OCD nisu dozvoljene. Predstavnici OCD imaju mogućnost da kandiduju svoja pitanja i dileme i putem e-maila ali mentor odgovore na postavljena pitanja i svoje komentare može davati isključivo na mentorskim sastancima i u prisustvu svih drugih predstavnika OCD. Nakon uvodnog predstavljanja svrhe mentorskih sastanaka i planiranog načina rada mentor je dao mogućnost prisutnima na sastanku da iznesu svoje dileme i postave pitanja.
Tokom diskusije razgovarano je o sljedećim temama:
- Uloga partnera u projektu, ko može biti partner na projektu?
Odgovor: Mentor je naglasio da partneri u skladu sa uslovima Javnog poziva mogu biti samo OCD odnosno nevladine organizacije koje na isti način moraju ispunjavati uslove Javnog poziva kao i sama OCD koja je aplikant (više informacija u Smjernicama). Partnerstvo između OCD mora biti svrsishodno što se objašnjava i obrazlaže u planu projektnih aktivnosti gđe se jasno navodi uloga svakog od partnera u implementaciji projekta. Prilikom donošenja odluke o tome da li projekat realizovati samostalno, ili u partnerstvu svakako treba imati na umu i to da se u okviru sekcije „Kapaciteta aplikanta i partnera“ ocjenjuje kumulativno iskustvo, znanje, kapaciteti i mogućnosti implementacije predloženog projekta.
- Da li će za nabavku potrebne opreme, ili angažovanje stručnog osoblja (konsultanata) biti neophodno obezbijediti tri ponude u procesu pripreme projektnog prijedloga i/ili naknadno tokom provođenja projekta?
Odgovor: Uslovi implementacije projekta, uključujući i njegov finansijski aspekt, će biti sastavni dio ugovora koji će se potpisati sa OCD čiji projekti budu odobreni za finansiranje. U skladu s tim biće precizirani i uslovi nabavke opreme, ili angažovanja stručnog osoblja ukoliko su te stavke predviđene projektnim budžetom i kao takve odobrene za finansiranje. U svakom slučaju predstavnici OCD čiji projekti budu odobreni po Javnom pozivu će biti dodatno upoznati sa uputama vezanim za finansije.
Kada je u pitanju faza pripreme projektnog prijedloga važno je što realnije procijeniti buduće troškove, ali nije potrebno prilagati tri ponude za predviđene nabavke pod bilo kojom budžetskom stavkom.
- Da li poljoprivredne zadruge i ogranci međunarodnih organizacija učestvovati na javnom pozivu?
Odgovor: Uslovi implementacije projekta, uključujući i podobnost učesnika detaljno su objašnjeni u Smjernicama za aplikante. U skladu sa objašnjenjem iz smjernica za aplikante jasno je da je Učešće u ovom javnom pozivu je otvoreno, na jednakim osnovama, za sve formalno registrirane OCD (udruženje/udruga ili fondacija), u skladu sa važećim zakonskim propisima u Bosni i Hercegovini. Iz navedenog proizilazi da poljoprivredne zadruge ne mogu učestvovati u ovom javnom pozivu, a Ovaj javni poziv takođe nije otvoren za ogranke stranih i međunarodnih udruženja, fondacija i drugih neprofitnih organizacije koje su registrirane i đeluju u Bosni i Hercegovini.
- Koje se vrste ugovora zaključuju u procesu provedbe projekta?
Odgovor: Uslovi implementacije projekta, uključujući i njegov finansijski aspekt, će biti sastavni dio ugovora koji će se potpisati sa OCD čiji projekti budu odobreni za finansiranje. U principu ugovori koji se zaključuju zavise od vrste angažmana i ugovornog odnosa, a isti mogu uključiti: ugovore o đelu, ugovore o tehničkoj saradnji, ugovore o partnerstvu, ugovore o radu, ugovore o iznajmljivanju i slično.
- Koja je struktura projektnih troškova?
Odgovor: Struktura projektnih troškova jasno je propisana u smjernicama za aplikante. Grantom koji se dođeljuje u okviru ovog poziva mogu se finansirati administrativni troškovi (ljudski resursi, putovanja/prevoz i kancelarijski troškovi) u maksimalnom iznosu do 30% od ukupnog budžeta. Iznos traženih sredstava za kupovinu opreme i rekonstrukciju ne može u kumulativnom iznosu prelaziti 30% od ukupnog budžeta.
- Koji su izvori verifikacije za nivo opšteg cilja?
Odgovor: Izvori verfikacije se određuju posebno za svaki nivo projektne intervencije, pa tako i za nivo opšteg cilja. Pošto su prioritetne oblasti iz smjernica za aplikante definisane u skladu sa Strategijom lokalnog ekonomskog razvoja Opštine Gacko, izvore verifikacije za ovaj nivo projektne intervencije moguće je preuzeti iz navedene strategije, a ukoliko izvori verifikacije tamo nisu navedeni onda ih je potrebno definisati.
- Da li jedna te ista osoba može da bude angažirana kao koordinator na dva različita projekta u okviru jednog javnog poziva u dvije različite organizacije i da li takav angažman utiče na bodovanje prilikom procesa evaluacije projekta?
Odgovor: Jedna te ista osoba može biti angažirana kao koordinatora na dva različita projekta s tim da ukupan broj radnih sati/dana nemože prelaziti zakonski definisan broj dozvoljenih radnih sati/dana. Proces evaluacije i sistem bodovanja detaljno je objašnjen u smjernicama za aplikante.
- Do kojeg iznosa je dozvoljena nabavka opreme?
Odgovor: U skladu sa smjernicama za aplikante iznos traženih sredstava za kupovinu opreme i rekonstrukciju ne može u kumulativnom iznosu prelaziti 30% od ukupnog budžeta.
- Da li se pojedine projektne aktivnosti mogu provoditi van teritorije Opštine Gacko?
Odgovor: U skladu sa smjernicama za aplikante projekti moraju biti implementirani isključivo na području Opštine Gacko i za stanovnike Opštine Gacko. U iznimnim slučajevima dozvoljeno je da se pojedine aktivnosti provedu na teritoriji druge JLS ukoliko za to postoje objektivni razlozi koji su navedeni u projektnom prijedlogu.
Na kraju sastanka mentor se zahvalio prisutnim predstavnicima OCD na učešću te najavio da će u toku mjeseca marta biti organizovana još dva mentorska sastanka, a sve kako bi predstavnicima/acama OCD-a bila pružena podrška prilikom pripreme projektnih ideja, i to:
- Drugi sastanak sa mentorom u četvrtak, 7. aprila 2022. godine u 11:00 časova (prostorije Opštine Gacko).
- Treći sastanak sa mentorom u ponedjeljak, 11. aprila 2022. godine u 11:00 časova (prostorije Opštine Gacko).
Potvrdu o prisustvu na mentorskim sastancima potrebno je poslati na sportiomladina.gacko@gmail.com
U svrhu transparentnosti, svi zapisnici, uključujući i ovaj, sa održanih sastanaka sa mentorom će biti objavljeni na stranici Opštine Gacko. Na ovaj način će se omogućiti da informacije budu dostupne za OCD koje nisu bile u mogućnosti da prisustvuju sastancima sa mentorom.