Izvještaj o održanom drugom mentorskom sastanku u okviru javnog poziva za predaju projektnih prijedloga u sklopu projekta ReLOaD2 u Opštini Gacko

U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata, koji se sprovodi u sklopu projekta „Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu“ (ReLOaD2) u saradnji sa Opštinom Gacko, u četvrtak, 7. aprila 2022. godine u terminu od 11.00 do 14.00 časova, održan je drugi od tri planirana mentorska sastanka za zainteresovane predstavnike/ce organizacija civilnog društva (OCD). Drugi mentorski sastanak održan je u prostorijama Opštine Gacko i bio je prilika da predstavnici OCD-a sa mentorom javno diskutuju o nedoumicama i dilemama u okviru pripreme projektnih prijedloga.

Termin mentorskog sastanka i poziv predstavnicima OCD je objavljen na zvaničnoj internet stranici Opštine Gacko. Dodatno je poziv za učešće na mentorskom sastanku upućen organizacijama civilnog društva i nakon održane obuke u upravljanju projektnim ciklusom (PCM). Drugom mentorskom sastanku prisustvovalo je ukupno 5 učesnika/ca (5 predstavnika/ca OCD), od čega 2 žene i 3 muškarca.

Na početku mentorskog sastanka, učesnicima je pojašnjena uloga mentora i svrha održavanja mentorskih sastanaka. Tom prilikom je naglašeno kako je uloga mentora da pomogne u otklanjanju dilema i nedoumica koje predstavnici OCD mogu imati tokom pripreme projektnih prijedloga ali da uloga mentora nije da na bilo koji način učestvuje u izradi samih projektnih prijedloga. Istaknuto je takođe da u cilju osiguranja i primjene transparentnog pristupa realizacija mentorstva, konsultacije „jedan na jedan“ sa predstavnicima OCD nisu dozvoljene. Nakon uvodnog predstavljanja svrhe mentorskih sastanaka i planiranog načina rada mentor je dao mogućnost prisutnima na sastanku da iznesu svoje dileme i postave pitanja.

Tokom diskusije razgovarano je o sljedećim temama:

1. Da li se preferira angažman osoba povezanih sa implementacijom projekta na ugovor o djelu, ili ugovor o radu?
   Odgovor: Angažman ovih osoba je interna stvar svake pojedinačne OCD i donator će prihvatiti bilo koju vrstu angažmana koja je u skladu sa lokalnim propisima i standardima.
2. Koliko detaljno i precizno moramo planirati troškove u budžetu i narativnom opisu budžeta?

Odgovor: Detaljne informacije o finansijskim aspektima projekta sadržane su u javnom pozivu i smjernicama za aplikante. Iz opisa budžetskih stavki mora se jasno vidjeti veza sa aktivnostima na koju se odnosi pojedina budžetska stavka. Dodatno narativno opisivanje budžetskih stavki zavisi od kompleksnosti i visine svake pojedinačne budžetske stavke. Realan i detaljno raščlanjen budžet po vrsti troškova daje jasan pregled onoga što se želi finansirati.

3. Kako sastaviti ugovor o djelu?
   Odgovor: Svaka OCD pojedinačno odlučuje o vrsti i tipu ugovora i djelu. UNDP će prihvatiti vrste i tipove ugovora o djelu koji posjeduju sve obavezne pravne elemente posla koji je predmet ugovora.
4. Da li članovi OCD koja je nosilac projekta mogu biti konsultanti i treneri?
   Odgovor: Da, ali je potrebno voditi računa da jedna osoba ne može biti istovremeno koordinator/voditelj/asistent projekta i edukator/konsultant/trener. Jedna stavka u budžetu treba da se odnosi na jednu osobu za predviđene funkcije.
5. Da li je u procesu pripreme projektne aplikacije potrebno obezbjediti prethodne pismene saglasnosti od strane saradnika na projektu (npr. škole, ustanove,…).
   Odgovor: U procesu pripreme projektne aplikacije potrebno je u projektnom prijedlogu detaljno elaborirati učešće i ulogu saradnika. Također je potrebno da sa potencijalnim saradnicima na projektu obavite preliminarne konsultacije i dostavite pismenu saglasnost za planirane aktivnosti.
6. Da li je potrebno numerisati stranice u matrici logičkog okvira?
   Odgovor: Bilo bi idealno ako Vaša matrica logičkog okvira ne bi prelazila jednu stranicu. Ukoliko matrica bude prelazila jednu stranicu, onda je potrebno izvršiti numeraciju.
7. Da li je dozvoljeno budžetirati trošak iznajmljivanja prostora za potrebe provedbe projekta?
   Odgovor: Da, dozvoljeno je budžetirati ovu vrstu troška u skladu sa finansijskim kriterijama koji su sastavni dio smjernica za aplikante i javnog poziva.

Na kraju sastanka mentor se zahvalio prisutnim predstavnicima OCD na učešću te najavio da će u toku mjeseca aprila biti organizovan još jedan mentorski sastanak, a sve kako bi predstavnicima/acama OCD-a bila pružena podrška prilikom pripreme projektnih ideja, i to:

• Treći sastanak sa mentorom u ponedjeljak, 11. aprila 2022. godine u 11.00 časova (prostorije Opštine Gacko).

Potvrdu o prisustvu na mentorskim sastancima potrebno je poslati na sportiomladina.gacko@gmail.com.

U svrhu transparentnosti, svi zapisnici, uključujući i ovaj, sa održanih sastanaka sa mentorom će biti objavljeni na stranici Opštine Gacko. Na ovaj način će se omogućiti da informacije budu dostupne za OCD koje nisu bile u mogućnosti da prisustvuju sastancima sa mentorom.