Извјештај о одржаном првом менторском састанку у оквиру јавног позива за предају пројектних приједлога у склопу пројекта РеЛОаД2 у Општини Гацко

У оквиру Јавног позива за организације цивилног друштва/невладине организације за предају приједлога пројеката, који се спроводи у склопу пројекта „Регионални програм локалне демократије на Западном Балкану“ (РеЛОаД2)  у сарадњи са Општином Гацко, у понедјељак, 4. априла 2022. године у термину од 11:00 до 13:00 часова одржан је први од три планирана менторска састанка за заинтересоване представнике/ице организација цивилног друштва (ОЦД). Први менторски састанак одржан је у просторијама Општине Гацко и био је прилика да представници ОЦД-а са ментором јавно дискутују о недоумицама и дилемама у оквиру припреме пројектних приједлога.

Термин првог менторског састанка дефинисан је у самом Јавном позиву за предају пројектних приједлога у склопу пројекта Регионални програм локалне демократије на Западном Балкану 2 (РеЛОаД2) у Општини Гацко, на званичној интернет страници Општине Гацко те Развојног програма Уједињених нација (www.undp.org). Додатно је позив за учешће на првом менторском састанку упућен организацијама цивилног друштва и након одржане обуке у управљању пројектним циклусом (ПЦМ). Првом менторском састанку присуствовало је укупно 6 учесника/ца (6 представника/ца ОЦД), од чега 4 жена и 2 мушкараца.

На почетку менторског састанка, учесницима је појашњена улога ментора и сврха одржавања менторских састанака. Том приликом је наглашено како је улога ментора да помогне у отклањању дилема и недоумица које представници ОЦД могу имати током припреме пројектних приједлога али да улога ментора није да на било који начин учествује у изради самих пројектних приједлога. Истакнуто је такође да у циљу осигурања и примјене транспарентног приступа реализација менторства, консултације „један на један“ са представницима ОЦД нису дозвољене. Представници ОЦД имају могућност да кандидују своја питања и дилеме и путем е-маила али ментор одговоре на постављена питања и своје коментаре може давати искључиво на менторским састанцима и у присуству свих других представника ОЦД. Након уводног представљања сврхе менторских састанака и планираног начина рада ментор је дао могућност присутнима на састанку да изнесу своје дилеме и поставе питања.

Током дискусије разговарано је о сљедећим темама:

1. Улога партнера у пројекту, ко може бити партнер на пројекту?

Одговор: Ментор је нагласио да партнери у складу са условима Јавног позива могу бити само ОЦД односно невладине организације које на исти начин морају испуњавати услове Јавног позива као и сама ОЦД која је апликант (више информација у Смјерницама). Партнерство између ОЦД мора бити сврсисходно што се објашњава и образлаже у плану пројектних активности гђе се јасно наводи улога сваког од партнера у имплементацији пројекта. Приликом доношења одлуке о томе да ли пројекат реализовати самостално, или у партнерству свакако треба имати на уму и то да се у оквиру секције „Капацитета апликанта и партнера“ оцјењује кумулативно искуство, знање, капацитети и могућности имплементације предложеног пројекта.

2. Да ли ће за набавку потребне опреме, или ангажовање стручног особља (консултаната) бити неопходно обезбиједити три понуде у процесу припреме пројектног приједлога и/или накнадно током провођења пројекта?

Одговор: Услови имплементације пројекта, укључујући и његов финансијски аспект, ће бити саставни дио уговора који ће се потписати са ОЦД чији пројекти буду одобрени за финансирање. У складу с тим биће прецизирани и услови набавке опреме, или ангажовања стручног особља уколико су те ставке предвиђене пројектним буџетом и као такве одобрене за финансирање. У сваком случају представници ОЦД чији пројекти буду одобрени по Јавном позиву ће бити додатно упознати са упутама везаним за финансије.

Када је у питању фаза припреме пројектног приједлога важно је што реалније процијенити будуће трошкове, али није потребно прилагати три понуде за предвиђене набавке под било којом буџетском ставком.

3. Да ли пољопривредне задруге и огранци међународних организација учествовати на јавном позиву?

Одговор: Услови имплементације пројекта, укључујући и подобност учесника детаљно су објашњени у Смјерницама за апликанте. У складу са објашњењем из смјерница за апликанте јасно је да је Учешће у овом јавном позиву је отворено, на једнаким основама, за све формално регистриране ОЦД (удружење/удруга или фондација), у складу са важећим законским прописима у Босни и Херцеговини. Из наведеног произилази да пољопривредне задруге не могу учествовати у овом јавном позиву, а Овај јавни позив такође није отворен за огранке страних и међународних удружења, фондација и других непрофитних организације које су регистриране и ђелују у Босни и Херцеговини.

4. Које се врсте уговора закључују у процесу проведбе пројекта?

Одговор: Услови имплементације пројекта, укључујући и његов финансијски аспект, ће бити саставни дио уговора који ће се потписати са ОЦД чији пројекти буду одобрени за финансирање. У принципу уговори који се закључују зависе од врсте ангажмана и уговорног односа, а исти могу укључити: уговоре о ђелу, уговоре о техничкој сарадњи, уговоре о партнерству, уговоре о раду, уговоре о изнајмљивању и слично.

5. Која је структура пројектних трошкова?

Одговор: Структура пројектних трошкова јасно је прописана у смјерницама за апликанте. Грантом који се дођељује у оквиру овог позива могу се финансирати административни трошкови (људски ресурси, путовања/превоз и канцеларијски трошкови) у максималном износу до 30% од укупног буџета. Износ тражених средстава за куповину опреме и реконструкцију не може у кумулативном износу прелазити 30% од укупног буџета.

6. Који су извори верификације за ниво општег циља?

Одговор: Извори верфикације се одређују посебно за сваки ниво пројектне интервенције, па тако и за ниво општег циља. Пошто су приоритетне области из смјерница за апликанте дефинисане у складу са Стратегијом локалног економског развоја Општине Гацко, изворе верификације за овај ниво пројектне интервенције могуће је преузети из наведене стратегије, а уколико извори верификације тамо нису наведени онда их је потребно дефинисати.

7. Да ли једна те иста особа може да буде ангажирана као координатор на два различита пројекта у оквиру једног јавног позива у двије различите организације и да ли такав ангажман утиче на бодовање приликом процеса евалуације пројекта?

Одговор: Једна те иста особа може бити ангажирана као координатора на два различита пројекта с тим да укупан број радних сати/дана неможе прелазити законски дефинисан број дозвољених радних сати/дана. Процес евалуације и систем бодовања детаљно је објашњен у смјерницама за апликанте.

8. До којег износа је дозвољена набавка опреме?

Одговор: У складу са смјерницама за апликанте износ тражених средстава за куповину опреме и реконструкцију не може у кумулативном износу прелазити 30% од укупног буџета.

9. Да ли се поједине пројектне активности могу проводити ван територије Општине Гацко?

Одговор: У складу са смјерницама за апликанте пројекти морају бити имплементирани искључиво на подручју Општине Гацко и за становнике Општине Гацко. У изнимним случајевима дозвољено је да се поједине активности проведу на територији друге ЈЛС уколико за то постоје објективни разлози који су наведени у пројектном приједлогу.

На крају састанка ментор се захвалио присутним представницима ОЦД на учешћу те најавио да ће у току мјесеца марта бити организована још два менторска састанка, а све како би представницима/ацама ОЦД-а била пружена подршка приликом припреме пројектних идеја, и то:

1. Други састанак са ментором у четвртак, 7. априла 2022. године у 11:00 часова (просторије Општине Гацко).
2. Трећи састанак са ментором у понедјељак, 11. априла 2022. године у 11:00 часова (просторије Општине Гацко).

Потврду о присуству на менторским састанцима потребно је послати на sportiomladina.gacko@gmail.com

У сврху транспарентности, сви записници, укључујући и овај, са одржаних састанака са ментором ће бити објављени на страници Општине Гацко. На овај начин ће се омогућити да информације буду доступне за ОЦД које нису биле у могућности да присуствују састанцима са ментором.